Powodzenia we wdrażaniu tych sposobów w życie!
5. Robienie przerw
Udowodniono naukowo, że krótkie przerwy podczas pracy poprawiają efektywność oraz obniżają poziom stresu. Jeśli pracujemy bez przerwy, nasza praca staje się coraz mniej wydajna, częściej zdarzają nam się błędy. Ważne jest więc to, by co jakiś czas oderwać się od komputera i dać sobie kilka minut na oddech. Taka przerwa umożliwia też spojrzenie na wykonywane zadanie z nowej perspektywy. Jedna z prostszych metod służących do zarządzania czasem w pracy to technika Pomodoro. Polega ona na koncentrowaniu się na pracy przez 25 minut, po czym następuje 5 minut odpoczynku. Po ukończeniu czwartej 25-minutowej sesji należy zrobić sobie dłuższą przerwę. Nie należy oczywiście trzymać się sztywno ram czasowych – warto działać w zgodzie z sobą i przetestować, jak długo chcemy i potrafimy pracować w skupieniu i po jakim czasie potrzebujemy w związku z tym odpoczynku.
„There is virtue in work and there is virtue in rest. Use both and overlook neither” – Alan Cohen
4. Efektywne zarządzanie mailami
Odruchowe sprawdzanie skrzynki mailowej to jeden z bardzo popularnych rozpraszaczy. Wielokrotnie przerywamy sobie pracę, by odczytać nowe wiadomości, przez co tracimy koncentrację i poświęcamy czas, żeby na nowo wejść w rytm. Warto wyznaczyć sobie jedną lub dwie pory w ciągu dnia, podczas których zajmiemy się korespondencją i nie sprawdzać skrzynki poza tymi porami. Jeśli martwisz się, że wpłynie to negatywnie na Twoją współpracę z klientami, ustaw autoresponder z informacją, że otrzymałeś wiadomość i postarasz się na nią jak najszybciej odpowiedzieć. Staraj się przeglądać każdego maila tylko raz i od razu zdecydować, czy należy na niego odpisać, przekazać innej osobie czy po prostu zarchiwizować. Dobrą praktyką jest utrzymywanie stanu „inbox zero”, co pozwoli uniknąć natłoku wiadomości i na pierwszy rzut oka zobaczyć, którymi sprawami należy się zająć.
2. Ustalanie priorytetów na każdy dzień
W byciu produktywnym nie chodzi o to, żeby odhaczać jak największą ilość zadań, ale o to, by wykonywać te zadania, które są ważne w kontekście naszych życiowych i biznesowych celów. Warto każdego poranka lub dzień wcześniej przed pójściem spać ustalić sobie maksymalnie trzy punkty, których zrealizowanie przybliży nas do tego, co chcemy osiągnąć w dalszej perspektywie. To nad tymi, niewielkimi zadaniami powinniśmy skupić się w pierwszej kolejności. Za rok nie będziemy pamiętać o tym czy 20 lipca poprzedniego roku zdążyliśmy zanieść pranie do pralni. Ważne byśmy dzięki małym krokom, które tego dnia wykonaliśmy, mogli znaleźć się w takim miejscu w naszym życiu, w jakim chcemy się znaleźć.
„Most of us spend too much time on what is urgent and not enough time on what is important” – Stephen R.Covey
3. Uporządkowana przestrzeń
W żadnym razie nie zachęcamy do podejścia „jeszcze tylko posprzątam cały dom i będę mógł wziąć się do pracy”. Warto jednak na tyle oczyścić swoje miejsce pracy, by uniknąć rozkojarzania się. Przed przystąpieniem do realizacji jakiegoś zadania dobrze jest przygotować sobie wszystkie niezbędne materiały, by nie musieć szukać ich wśród całych stert innych rzeczy, tak by nie wybijać się z rytmu podczas działania. Najlepiej by w naszym miejscu pracy znajdowało się więc to, co potrzebne, szklanka wody – i nic poza tym. Zdecydowanie należy odłożyć wszelkie rozpraszające nas urządzenia.
„The best way to find out what we really need is to get rid of what we don't” – Marie Kondo
Czym jest produktywność? 10 sposobów na bycie bardziej produktywnym
Wyznaczamy sobie ambitne, długoterminowe cele, by osiągnąć sukcesy – czy to w naszym biznesie, czy poza pracą. Tworzymy coraz dłuższe listy „to do”, korzystamy z nowoczesnych aplikacji, pomagających nam zarządzać licznymi zadaniami. Wreszcie przychodzi moment, by wziąć się do pracy... ale lenistwo bierze nad nami górę i zamiast realizować listę punkt po punkcie, pełni frustracji przekładamy je na kolejny dzień lub na kolejny poniedziałek. „Planowanie jest bez sensu, a moja produktywność jest zerowa” – stwierdzamy ze smutkiem.
A może po prostu źle rozumiemy to pojęcie? „Produktywność” nie oznacza robienia bardzo wielu rzeczy. Polega ona na robieniu właściwych rzeczy, we właściwy sposób i we właściwym momencie. Istotą produktywności jest intencjonalne wybieranie tych zadań, którym chcemy się poświęcić i które przynoszą maksymalny efekt przy minimalnym wysiłku. Zgodnie z regułą Pareto, 20% podejmowanych przez nas działań przynosi aż 80% efektów. Warto zastanowić się nad tym, co jest dla nas ważne i działać zgodnie z przemyślanym, realnym planem – nie tracąc energii na to, co nie popycha nas do przodu w naszych zamierzeniach.
Jak stać się bardziej produktywnym? Oto nasze sposoby:
1. Wcześniejsza pobudka
Jedną z cech, która łączy wielu ludzi sukcesu jest to, że działają od samego rana. Sen jest nam niezbędny, ale wylegiwanie się w łóżku do dziesiątej już niekonieczne. Warto przestawić swój budzik na początek o kilka minut i dodatkowy czas wykorzystać na zjedzenie pożywnego śniadania, poczytanie wartościowej książki lub czasopisma. Warto następnie odhaczyć z listy pierwsze ważne zadanie, właśnie o tej porze dnia, która szczególnie sprzyja kreatywności. Dobrze rozpoczęty poranek doda nam energii na cały dzień, który jeszcze przed nami.
„Begin each day as if it was on purpose” – Will Smith
10 sposobów na produktywność – część pierwsza
Wszystkie prawa zastrzeżone © www.kapary.com. Strona korzysta z plików cookies zgodnie z polityką prywatności.
Znajdź nas na:
Plac Armii Poznań 3
Środa Wielkopolska